La création en 2003 de la Direction Achats Groupe de Cinetic Industries marque la volonté du groupe d’adopter une approche achats plus méthodique. Cette décision se concrétise également par la mise en place d’un outil de pilotage des performances achats. Après une phase de consultation et de visualisation des outils disponibles sur le marché, Cinetic penche en janvier 2005 en faveur de l’outil Ivalua Buyer. Commence alors, le challenge majeur de faire adhérer l’ensemble des acheteurs à ce nouvel outil.
Entité du groupe Fives-Lille, Cinetic est le partenaire privilégié des principaux constructeurs automobiles, des équipementiers et intégrateurs mais aussi de l’industrie aéronautique et de l’industrie de la logistique. Spécialisé dans la conception, la réalisation et l’installation d’équipements et de systèmes intégrés d’usinage, d’assemblage d’organes mécaniques et d’assemblage final, Cinetic possède quinze sociétés en Europe et en Amérique du Nord, regroupées en dix filiales, possédant chacune un service achats pour la gestion de leurs achats.
Les achats prenant une ampleur de plus en plus importante, le groupe décide en 2003 d’adopter une approche achats plus méthodique. Une Direction Achats Groupe, composée de 3 personnes, est alors constituée, avec deux missions majeures : 1) la définition d’une stratégie achats groupe et de synergies achats communes, et 2) l’assistance opérationnelle des filiales sur les principaux leviers d’amélioration.
Une démarche Achats Groupe associée au renforcement d’une communauté Achats Groupe
« Chaque filiale avait sa propre spécificité et ses propres exigences en matière d’achats. Notre objectif consistait à créer une véritable communauté achats, permettant de mieux partager les informations clés et supporter les stratégies et les actions Achats du groupe au niveau international », confie Xavier Quinet, responsable achats grands comptes chez Cinetic Industries. « Dans le cadre du processus de suivi et d’optimisation des coûts (processus ‘Win Ten’), mis en place chez Cinetic, la Direction Achats Groupe avait notamment pour mission d’enregistrer un gain net de 10 millions d’euros d’ici à fin 2006, pour un montant d’achat annuel de 140 millions d’euros, en réponse aux pratiques d’achats observées en 2003».
Des réunions achats trimestrielles se sont mises en place pour faciliter le partage de l’information et la discussion de sujets transverses au sein de tous les services achats du groupe. Le sujet de la mise en place d’un outil unique pour accompagner les initiatives de la Direction Achats Groupe, est ainsi rapidement venu s’inscrire à l’ordre du jour. En charge de la définition d’une stratégie commune achats, Xavier Quinet a mené le processus de choix de l’outil.
Dès l’automne 2004, un premier appel d’offres est lancé auprès de plusieurs éditeurs, parmi lesquels Ivalua. Au terme d’une réflexion commune et en l’espace de quelques semaines, Ivalua réalise un prototype pour permettre à la Direction Achats Groupe de visualiser les fonctionnalités du futur portail et de les tester dans un environnement réel. « Les décisions au sein de notre groupe se faisant de manière collégiale, la création du prototype a été déterminant quant au choix de l’outil », confie Xavier Quinet « Les utilisateurs étaient, dès le début, impliqués dans la définition fonctionnelle de l’outil. Ils ont rapidement pu tester les fonctionnalités de l’outil, communiquer leurs remarques et suggestions, et ce bien avant la réalisation définitive du portail.
Leur implication dans ce processus s’est aussi concrétisée par leur rôle dans le choix de l’outil. « Nous avons diffusé auprès de nos utilisateurs un questionnaire afin d’évaluer les offres des éditeurs sur des critères objectifs comme la facilité de l’utilisation ou l’ergonomie » soutient Xavier Quinet.
En janvier 2005, la solution Ivalua Buyer d’Ivalua se démarque des autres offres short listées du marché. « Plusieurs raisons ont motivé ce choix », ajoute Xavier Quinet. « La simplicité de l’outil Ivalua Buyer, le coût global de l’implémentation mais également et surtout la capacité d’Ivalua à répondre à nos attentes. »
Un outil sur-mesure pour répondre au plus près aux besoins du client
Avec un outil fonctionnellement riche, Ivalua a pu apporter une réponse claire et rapide aux besoins opérationnels de la Direction Achats du groupe. « Ivalua a une très bonne connaissance du marché des achats et a su la concrétiser avec son offre Ivalua Buyer. » confie Xavier Quinet « La majorité de nos besoins était disponible en standard, seul un paramétrage à notre environnement de travail était donc nécessaire ».
Et de poursuivre : « Mais il nous faut surtout noter la capacité d’Ivalua à répondre à de nouvelles attentes. La mise en place chez Cinetic du module ‘plan d’actions et suivi des gains’, en est une parfaite illustration. En effet, ce module a été développé pour répondre à notre problématique métier : mesurer les gains in fine réalisés suite à la mise en place de plans d’actions. »
En avril 2005, suite à une formation directement gérée par Xavier Quinet auprès des filiales, l’ensemble des acheteurs de Cinetic Industries disposait d’un portail achats en 2 langues (Anglais et Français) qui répond à leurs attentes. Basé sur la solution Ivalua Buyer, le portail achats est devenu le véritable outil de travail de près de 25 personnes, qui l’alimentent régulièrement de nouveaux documents, informations ou données. « L’ergonomie et la simplicité de l’outil ont facilité la rapide prise en main de notre portail, et son utilisation régulière » soutient Xavier Quinet. « Néanmoins, il ne faut pas sous-estimer l’importance d’un contact direct avec les utilisateurs. Je suis fréquemment en relation avec eux, que ce soit lors de mes visites dans les filiales ou à travers mes appels téléphoniques. Je tiens à m’assurer de l’adéquation constante de l’outil à leurs besoins quotidiens. C’est nécessaire si on veut que le portail soit régulièrement utilisé et remis à jour. »
Un outil qui évolue en fonction de la maturité de l’organisation Achats
Le bilan de l’année écoulée est plus que positif. « Bien que la segmentation Achats soit propre à chaque filiale, nous avons réussi à définir une segmentation commune au groupe, qui permet de consolider les dépenses au niveau du groupe. L’outil Ivalua Buyer vient faciliter notre démarche en fiabilisant la collecte de données décentralisées et surtout leur consolidation au niveau du groupe. Les données rapportées, en terme de dépenses, sont désormais fiables et vérifiables, et les décisions qui en découlent sont réfléchies.
Depuis, l’outil développé pour Cinetic s’est enrichi. Le portail achats, maintenant plus complet, permet de gérer de manière plus rationnelle le panel fournisseurs ; et ce, à la fois au niveau local et du groupe. « Cette évolution est une suite logique à notre politique achats initiale d’optimisation des achats. Une fois la démarche Achats optimisée, il devient naturel d’identifier les meilleurs fournisseurs, en fonction de prix, qualité, service, et de rationaliser ses dépenses auprès des ‘meilleurs’ » précise Xavier Quinet. « Avec cette nouvelle fonctionnalité, nous pouvons à la fois gérer un panel fournisseurs par filiale, et consolider/piloter le panel au niveau du groupe. »
« De par sa connaissance du monde des achats, la souplesse de son outil Ivalua Buyer et sa volonté d’accompagnement tout au long du projet, Ivalua a été un véritable partenaire à l’écoute de nos principales préoccupations» déclare Philippe Verne, Direction Achats Groupe. « Ivalua Buyer est aussi un très bon outil d’aide à la décision. Le reporting achats permet aux responsables achats de connaître leur propre volume et de se comparer aux autres filiales, et si nécessaire à mettre en place de pratiques achats qui ont été satisfaisantes dans d’autres filiales. »
« En ce qui concerne le programme « Win Ten », qui visait à enregistrer un gain net de 10 millions d’euros d’ici à fin 2006, et compte tenu de la baisse des volumes prévisionnels enregistrée, notre objectif est pratiquement atteint, » se félicite Philippe Verne. « Toujours dans un souci d’optimisation des achats et de mesure des gains, notre prochaine étape visera à standardiser le reporting au niveau du groupe. »
Repères et chiffres clés du Groupe Cinetic Industries
- Partenaire privilégié des principaux constructeurs automobiles mondiaux, des équipementiers et des intégrateurs
- Pôle automobile du groupe Fives-Lille, comprenant une douzaine de filiales (Cinetic Machining, Cinetic Landis Grinding Ltd, Cinetic Landis Grinding Corp, Cinetic Giustina Grinding, Cinetic Linking, Cinetic Automation, Cinetic Assembly, Cinetic Filling, Cinetic Transitique, Cinetic Service ….)
- CA (2005) : 341 millions €
- 2000 personnes
Source Décideur.com
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